REGES-ONLINE: noua procedura de acces si utilizare a registrului electronic al salariatilor

Incepand cu data de 9 mai 2025, angajatorii din Romania sunt chemati sa se conformeze noii proceduri oficializate prin Ordinul nr. 1107/2025 privind accesul si utilizarea aplicatiei REGES-ONLINE – registrul electronic in care se vor inregistra si actualiza contractele individuale de munca. Procedura vine in completarea si aplicarea prevederilor HG nr. 295/2025 si presupune o serie de pasi administrativi importanti, atat pentru angajatori, cat si pentru prestatorii de servicii de personal.

Cine are obligatia de a folosi REGES-ONLINE?

Noua platforma este obligatorie pentru:

• toate persoanele fizice si juridice de drept privat care angajeaza salariati;
• institutiile si autoritatile publice;
• misiunile diplomatice, oficii consulare, institute culturale si alte organizatii internationale acreditate in Romania, pentru personalul local.

Angajatorii care nu au transmis Revisal pana la data de 31 martie 2025 se vor inregistra exclusiv in REGES-ONLINE.

Ce trebuie sa stie sucursalele si unitatile fara personalitate juridica?

Acestea pot gestiona propriul registru doar daca au delegare explicita pentru:

1. gestionarea contractelor individuale de munca;
2. completarea si transmiterea datelor in REGES.

Ambele conditii trebuie indeplinite cumulativ. In lipsa acestor delegari, unitatile trebuie sa le obtina inainte de a putea opera in noul sistem.

Prestatorii de servicii nu mai sunt obligati sa aiba salariati

Una dintre clarificarile importante aduse fata de forma initiala a proiectului este eliminarea obligatiei ca prestatorii sa aiba cel putin un salariat. Astfel, serviciile de completare si transmitere a datelor pot fi externalizate catre orice prestator autorizat, indiferent de structura sa interna, cu respectarea cerintelor GDPR.
Prestatorii trebuie desemnati oficial in platforma, iar angajatorii au obligatia de a transmite datele contractului de prestari servicii (inclusiv CIF-ul prestatorului si durata contractului) in termen de 3 zile lucratoare de la incheierea sau incetarea acestuia.

Cum obtine angajatorul acces in REGES-ONLINE?

Accesul se poate realiza:

• digital, prin RoeID sau certificat digital calificat;
• temporar, la ghiseu, pentru cel mult 30 de zile, pe baza verificarii identitatii.

Autorizarea se face automat pentru angajatorii inregistrati la ONRC. Pentru ceilalti (neinregistrati la ONRC sau care desemneaza imputerniciti), accesul presupune incarcarea unor documente justificative in platforma, semnate digital.
Termen-limita: 30 septembrie 2025
Angajatorii trebuie:

• sa se inregistreze in REGES-ONLINE pana cel tarziu la 30 septembrie 2025;
• sa completeze in aceasta perioada toate contractele individuale de munca active care nu sunt deja inregistrate in sistemul Revisal;
• sa inceteze utilizarea fisierelor RVS dupa inregistrarea efectiva in platforma.

De retinut: incepand cu 9 mai 2025, nu se mai emit nume de utilizator si parole pentru aplicatia Revisal, iar serviciile de recuperare a bazei de date au fost sistate.

Ce se intampla cu extrasele pentru salariati?

Accesul la extrasele din REGES se poate face:

• online, din platforma REGES-ONLINE sau aplicatia „Salariat”;
• de la Info Kioskurile ITM;
• de la angajator;
• de la ITM, pentru salariatii care nu pot accesa platforma digital.

Concluzie

Angajatorii trebuie sa trateze cu seriozitate obligatiile procedurale si termenele legale pentru a evita blocaje administrative sau sanctiuni. Adaptarea din timp, testarea accesului in platforma si, dupa caz, colaborarea cu prestatori specializati, pot asigura o tranzitie usoara si conforma.