Un nou regim sanctionatoriu pentru Reges-Online. Ce risca angajatorii incepand cu 1 octombrie?

Incepand cu 1 octombrie 2025, angajatorii care folosesc Reges-Online intra sub incidenta unui cadru sanctionatoriu mai detaliat si mai sever, reglementat prin Hotararea Guvernului nr. 295/2025. Noua reglementare actualizeaza obligatiile legate de completarea si gestionarea Registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic, introducand amenzi diferentiate, unele aplicabile pentru fiecare salariat in parte.

Ce este nou fata de vechiul regim?
Daca HG 905/2017 a fost pentru multi ani cadrul de referinta privind evidenta contractelor de munca, noua hotarare vine cu o abordare mai riguroasa, redefinind cuantumul amenzilor, prin corelare directa cu fiecare caz individual de neconformare. Cu alte cuvinte, amenzile nu mai sunt aplicate doar „pe situatie”, ci per salariat sau per document neconform.

Sanctiuni care intra in vigoare dupa 30 septembrie 2025
Pana la aceasta data, noile sanctiuni vizeaza doar angajatorii care au facut deja tranzitia la Reges-Online. Dupa 1 octombrie, insa, regimul sanctionatoriu devine obligatoriu pentru toti utilizatorii.
Cele mai importante prevederi:
- Art. 9 alin. 2) lit. a): Netransmiterea contractelor de munca in Registru, atunci cand exista dovada prestarii activitatii si a platii salariului (si aceste informatii sunt raportate la ANAF), se sanctioneaza cu amenda de la 3.000 la 5.000 lei pentru fiecare persoana neinregistrata in Registru. Aceasta noua formulare, aduce in discutie inclusiv posibile cazuri de recalificare a contractelor de prestari servicii in contracte de munca, atunci cand se constata o relatie de subordonare;
- Art. 9 alin. 2) lit. d): Detasarile (nationale sau transnationale) neinregistrate in Registru atrag o amenda cuprinsa intre 3.000 si 5.000 lei pentru fiecare caz in parte, o sanctiune mai mica decat in reglementarea anterioara, dar mai strict aplicata.
- Art. 9 alin. 5): Nepastrarea dosarului personal al salariatului la sediul angajatorului (sau la sediul secundar, daca acolo se face incadrarea personalului) se pedepseste cu amenda intre 3.000 si 6.000 lei. Comparativ cu reglementarea anterioara, unde amenda era intre 2.000 si 5.000 lei, avem o crestere a pragului minim si maxim.
- Art. 9 alin. 6): Neeliberarea documentelor solicitate de salariat (copii din dosarul personal, adeverinte privind vechimea, salariul sau durata activitatii) atrage o amenda semnificativ mai mare decat inainte: de la 3.000 la 5.000 lei, fata de vechiul cuantum, situat intre 300 si 1.000 lei.

Ce a disparut?
Una dintre sanctiunile importante care nu a fost preluata in noul cadru legal, este cea privind refuzul de a pune la dispozitia inspectorilor de munca documentele care au stat la baza inscrierilor in registru. HG 905/2007 prevede la art. 8 alin. 2 lit. b) ca reprezinta contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei, refuzul de a pune la dispozitia inspectorului de munca documentele care au stat la baza inscrierilor efectuate in registru. HG 295/2025, nu a preluata aceasta sactiune. 

Concluzie
HG 295/2025 marcheaza o schimbare de paradigma in ceea ce priveste evidenta electronica a salariatilor. Accentul cade acum pe acuratetea datelor, responsabilitatea individualizata pentru fiecare salariat si corelarea cu raportarile fiscale. Pentru angajatori,  inseamna un plus de rigoare si un risc crescut de sanctionare in lipsa unor proceduri clare de gestionare a datelor de personal.